Was viele Sekretärinnen noch nicht wissen …

Kennen Sie schon diese 7 Korrespondenz-Sünden?

So vermeiden Sie riskante Fehler in Ihren Briefen, E-Mails und Faxen. Ihr Chef wird es Ihnen danken!

Liebe Leserinnen, Liebe Leser, die junge Assistentin war ziemlich aufgelöst, als sie mich nach meinem Seminar neulich um Rat fragte: „Letzte Woche bat mich mein Chef, eine Einladung an einen wichtigen Geschäftspartner zu schreiben. Er gilt als potenzieller Großkunde, deshalb sollte ich mir was Besonderes einfallen lassen. Ich habe mir mit der Formulierung extra viel Mühe gegeben, um ihm den Besuch unserer Hausmesse so schmackhaft wie möglich zu machen. Doch als Antwort kam nur eine kurze E-Mail, dass er geschäftlich unterwegs ist und sich meldet. Das klang eher wie eine Ausrede, als wenn er kein Interesse hätte. Mein Chef war natürlich sauer und fast den ganzen Tag ungenießbar. Ich habe das Gefühl, in der Hektik irgendetwas falsch gemacht zu haben, denn natürlich musste wie immer alles ganz flott gehen. Wenn ich nur wüsste, was mit der Einladung schiefgelaufen ist! Können Sie mir da einen Tipp geben?“

Claudia Hovermann ist Chefredakteurin des Sekretärinnen- BriefeManagers. Sie ist eine der gefragtesten Sekretärinnen- Trainerinnen Deutschlands und schult jedes Jahr viele Sekretärinnen und Assistentinnen. Die Korrespondenz ist eines Ihrer Spezialthemen.

Warum ich Ihnen diese Geschichte erzähle? …

Weil es vielen Sekretärinnen und Assistentinnen in Sachen Korrespondenz genauso geht!

Sicher wissen Sie,

• dass „verbleiben“, „bezüglich“, „Bezug nehmend“, „hiermit“ und viele andere gern genutzte Begriffe in Geschäftsbriefen schon als Korrespondenz-Unwörter gelten,
• dass „Bezug nehmend“ oder „Wir danken Ihnen für das uns entgegengebrachte Vertrauen“ von den Empfängern als Bürokraten-Deutsch bezeichnet wird,
• dass „für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung“ grammatisch falsch und langweilig ist.

Aber kennen Sie die Alternativen?

Und wissen Sie auf Anhieb …

• wie Sie Vorstandsvorsitzende richtig anschreiben?
• welche E-Mail-Sünden Sie unbedingt vermeiden sollten, zum Beispiel in der Signatur?
• welche DIN 5008-Fettnäpfchen in jedem Brief lauern?

Ganz ehrlich: Sind Sie manchmal unsicher, ob sich in Ihrer Korrespondenz nicht auch riskante Fehler eingeschlichen haben? Aus meiner Erfahrung als Chefsekretärin weiß ich ganz genau, dass Sie zwischen …

Eingangs- und Ausgangspost … Meetings vorbereiten … Geschäftsreisen und Termine für Ihren Chef organisieren … Unterlagen für Kollegen zusammenstellen … Geschäftspartner Ihres Chefs empfangen …

Alles, was Sie für Ihren Chef schreiben, wird tagtäglich von einflussreichen Menschen gelesen. Von wichtigen Geschäftspartnern, anspruchsvollen Kunden oder solchen, die es werden könnten.

Nur ein falsches Wort reicht aus und Ihre Firma gilt als

Und das kann – wie bei der Assistentin aus meinem Seminar – eine Menge Schaden anrichten. Es kann sogar über das NEIN einer wichtigen Geschäftsbeziehung mit Ihrem Chef entscheiden.

Deshalb müssen Ihre Briefe und E-Mails nicht nur gut, sondern PERFEKT sein.

Ihr Chef verlässt sich da wie immer voll und ganz auf Sie.

Stellen Sie sich vor, Sie hätten ab sofort einen heimlichen Helfer, der Ihnen garantiert jedes „Fettnäpfchen“ in Ihrer Korrespondenz erspart und Ihnen solche Extraklasse-Briefe wie auf Knopfdruck liefert …

Damit Ihr Chef aus allen Wolken fällt und Sie lobt:

Ihr Geheimnis ist:

der SekretärinnenBriefeManager Egal ob Glückwünsche, Einladungen, Dankschreiben, schwierige Briefe wie kurzfristige Terminabsagen, Kondolenzschreiben oder rechtlich einwandfreie Abmahnungen und Arbeitszeugnisse:

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Damit sind Sie an Effizienz nicht mehr zu übertreffen. Nutzen Sie die gewonnene Zeit, um Ihrem Chef bei anderen Tätigkeiten unter die Arme zu greifen oder um einfach mal abzuschalten. Stellen Sie sich vor, Sie gehen pünktlich nach Hause und für heute ist alles erledigt.

Sie denken jetzt vielleicht: „In nur drei Minuten soll der Brief fertig sein? 83%? Tolle Geschichte, aber das kann ich mir beim besten Willen nicht vorstellen.“

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• Einladungsschreiben, mit denen Sie potenzielle Kunden magisch anziehen und begeistern.
• Mahnungen mit der richtigen Mischung aus Konsequenz und Charme, damit der Kunde zahlt, ohne ihn zu verprellen.
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Sie schreiben absolut DIN 5008-gerecht

Denn alle Musterbriefe des SekretärinnenBriefeManagers sind auf dem neuesten Stand der DIN 5008-Norm geschrieben und wurden danach geprüft. Viele Sekretärinnen und Assistentinnen sind sich oft unsicher, ob ihre eigenen Briefvorlagen auf dem neuesten Stand der DIN 5008-Norm sind. Im Kapitel DIN 5008 finden Sie von Abkürzen bis Zentrieren die neuesten DIN 5008-Regeln im Überblick. Damit können Sie Ihre eigenen Briefe schnell prüfen und aktualisieren.

Damit machen Sie sich völlig unersetzlich:

Mit den besten Geschäftsbriefen in British und American English sind Sie auch weltweit das 1a-Aushängeschild Ihres Chefs

Ihr Chef ruft Sie von unterwegs an und bittet Sie mal schnell (!) eine E-Mail an einen potenziellen Kunden in New York zu schreiben. Mit den Worten … „Und schreiben Sie so, dass er gar nicht anders kann, als sich mit mir zu treffen!“ und legt auf … Klar sind Sie fit in Business-Englisch. Doch wie sieht eine korrekte amerikanische Geschäftskorrespondenz genau aus? Jedes Wort, jedes Zeichen muss einwandfrei sitzen, und das auch noch schnell! Nicht nur peinlich, sondern das K.o. für diese äußerst wichtige Geschäftsbeziehung: wenn Sie falsche oder missverständliche Formulierungen benutzen. Und was ist, wenn Sie in der Hektik einen Fehler übersehen haben? …		Für Sie gratis!
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Die Gedanken kreisen:

Kommt hinter „Dear Mr Young“ ein Doppelpunkt oder ein Komma?

Oder schreibe ich nicht eher „Dear Peter“?

Schreibt man hier auch „Yours sincerely“ oder „Sincerely yours“? Und danach ein Komma? …

Aber was schreibe ich, wenn ich ihn mit dem Vornamen angeschrieben habe?

Tja, auch diese Herausforderung erledigen SIE jetzt mit LINKS!

Denn nur im SekretärinnenBriefeManager finden Sie formvollendete Musterbriefe in Ia British und American English. Geschrieben von Muttersprachlern, die dazu erfahrene Korrespondenz-Profis sind.

Im Beitrag E 300 geben sie Ihnen exklusiv die tiefsten Einblicke in die englischen und amerikanischen Korrespondenz-Gepflogenheiten.

Auch weltweit sieht man sofort, dass Sie „eine Sprache“ sprechen und wie hoch professionell Sie arbeiten. Grund genug, dem Termin zuzusagen.

Ihr Chef wird froh sein, Sie als seine „rechte Hand“ zu haben. Nicht nur, weil Sie wie ein Ass zwischen British und American English wechseln können, sondern weil IHRE Geschäftsbriefe ihm auch international gute Kontakte bringen.

Mit diesem Argument können Sie ganz locker und gelassen in die nächste Gehaltsverhandlung gehen.

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Wollten auch Sie schon immer Ihr gesamtes Korrespondenz-Wissen prüfen oder auf den neuesten Stand bringen? … Doch dafür war bisher keine Zeit?

Nun, dann habe ich heute gute Nachrichten für Sie. Denn jetzt gibt es für Sie den Online-Korrespondenz-Kurs. Extra ins Leben gerufen für Sie als Sekretärin oder Assistentin und mit wenig Zeitaufwand zu absolvieren. Dieser Kurs macht Sie topfit in:

DIN 5008   DIN 676   Moderne Korrespondenz  
Deutsche Rechtschreibung und Grammatik.

Und das auch noch kostenlos! Ja, Sie haben richtig gelesen. Als Kundin des SekretärinnenBriefeManagers kostet Sie dieser exklusive Kurs keinen Cent! Andere Sekretärinnen und Assistentinnen bezahlen dafür 145 Euro!

Für Ihre Personalunterlagen bekommen Sie ein Original-Abschluss-Zertifikat. Zeigen Sie es Ihrem Chef, denn daran sieht er noch einmal schwarz auf weiß, was er an Ihnen hat:

Eine geniale Sekretärin, welche die neuesten Korrespondenz-Regeln nicht nur im Schlaf beherrscht, sondern sich neben ihrem hohen Arbeitspensum auch noch in Eigeninitiative weiterbildet.

Auch die Geschäftspartner Ihres Chefs werden ihn um seine Sekretärin beneiden.

Dieser Abschluss gibt Ihnen auch das gute Gefühl, auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt gefragt zu sein. Ihr Zertifikat ist das beste Empfehlungsschreiben, wenn Sie sich vielleicht einmal neu bewerben.

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Protokolle, Musterbriefe und Co.

Diese Formulare, Vorlagen und Checklisten machen Sie zum Effizienz- und Organisationsgenie

Damit läuft in Ihrem Sekretariat ab sofort alles wie am Schnürchen. Freuen Sie sich auf:

• Musterprotokolle für die wichtigsten Anlässe – und das ohne Papierkrieg. Einfach Protokoll runterladen und direkt am Computer ausfüllen – FERTIG. So macht Protokollführen Spaß!
• Hilfreiche Schnell-Checklisten für Ihre gesamte Korrespondenz. Damit geht Ihnen im Trubel garantiert nichts unter! Ideal, wenn Sie Ihre Briefe, E-Mails und Faxe blitzschnell und haargenau dem Empfänger anpassen wollen.
• Die 9 wichtigsten Formulare. Von der Hotelreservierung bis zum Messe-Bericht finden Sie alles im Beitrag F 522. Sie brauchen fast nur noch ankreuzen! Unnötiger Schreib- und Papierkram hat ein Ende!

Schützen Sie sich vor rechtlichen Fallen !

Erschreckend viele Sekretärinnen bewegen sich in diesen Fällen immer noch auf sehr dünnem Eis! Doch Sie können jetzt auf Nummer sicher gehen!

• Kündigung per Einschreiben?! Warum das sehr riskant ist, lesen Sie
  in den K-Tipps.
• Wer darf was unterschreiben? Damit Sie zum Beispiel Bestellungen im Streitfall nicht aus Ihrer eigenen Tasche bezahlen müssen, lesen Sie Kapitel U 510.
• Vollmachten! Was tun, wenn Ihr Chef nicht erreichbar ist, der Buchhalter zur Kur und Sie eine dringende Bankangelegenheit regeln müssen? Was muss unbedingt in einer Handlungsvollmacht stehen?
  Lesen Sie Beitrag V 610.

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• Der Online-Bereich mit den wichtigsten Tipps und News rund um Ihre Sekretariatsarbeit von Business-Englisch über DIN 5008, Word, Outlook und Co. bis zu Stil und Etikette. Sie bekommen 24 Stunden lang Hilfe – egal, woran Sie gerade arbeiten. Außerdem können Sie sich hier mit anderen Sekretärinnen austauschen.
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Sicher geht es Ihnen wie fast alle Sekretärinnen, die den Test gemacht haben: Wenn Sie erst einmal die Entlastung, den Dank und die Anerkennung Ihres Chefs gespürt haben, werden auch Sie den heimlichen Helfer auf Ihrem Schreibtisch nicht mehr hergeben wollen.

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Ich freue mich auf Ihre Antwort.

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