Absagen
Individuelle und rechtlich sichere Absagen auf Bewerbungen
Rechtlich sichere Absagen sind wichtigSeit am 1. August 2006 das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) in Kraft trat, ist es wichtiger denn je, Absagen auf Bewerbungen juristisch korrekt zu formulieren, um Klagen von Bewerbern zu vermeiden. Wenn aus einer Absage gedeutet werden kann, dass ein Bewerber aufgrund von Geschlecht, Alter, Religion oder Ähnlichem abgelehnt wird, so kann der Bewerber Ihr Unternehmen auf bis zu drei Monatsgehälter, die er bei Einstellung bekommen hätte, verklagen. Das kann ganz schön teuer werden. Vermeiden Sie also unbedingt Formulierungen, die als Diskriminierung ausgelegt werden können! Formulierungen wie diese sollten Sie in Ihrer Absage deshalb unbedingt vermeidenFür diese Position ist weibliche Intuition gefragt. Deshalb konnten wir Sie als männlichen Bewerber nicht berücksichtigen. Beachten Sie: Wenn eine bestimmte Eigenschaft für die Stelle unabdingbar ist, dann dürfen Sie dies natürlich sagen: „Für eine Anstellung in der Pfarrei ist die Mitgliedschaft in der katholischen Kirche eine Grundvoraussetzung.“ Tun Sie dies aber nur, wenn die Einschränkung belegbar und zwingend begründet ist. Auch das geht nicht: Wir konnten Sie aufgrund Ihres Alters nicht berücksichtigen.
So sollten Sie Ihre Absagen nicht formulierenNeben diskriminierungsfreien Formulierungen ist es wichtig, dass Sie Ihre Absagen professionell, freundlich, zeitgemäß und der Corporate Identity Ihres Unternehmens entsprechend verfassen. Fragen Sie sich, ob Ihr Text zu diesem Profil oder zu Ihrem speziellen Firmenauftritt passt. Denken Sie auch immer daran: Jedes Schreiben stellt Kommunikation nach außen dar; mit jedem Brief repräsentieren Sie Ihr Unternehmen und präsentiert Ihr Unternehmen sich. Das trifft auch auf Bewerbungsabsagen zu. Schenken Sie diesen Briefen deshalb die nötige Aufmerksamkeit, damit Ihr Unternehmen auch in dieser Situation optimal dasteht. Das sollten Sie nicht mehr schreiben: Sehr geehrte Frau Müller, vielen Dank für das mit Ihrer Bewerbung unserem Unternehmen entgegengebrachte Vertrauen. Leider können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen. Bitte betrachten Sie diese Absage nicht als Wertung Ihrer persönlichen Qualifikation. Anliegend senden wir Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen zu unserer Entlastung zurück. Mit freundlichen Grüßen
Die „Fehler“ im Einzelnen:
Alles in allem eine traurige, schlechte Absage. Diese Formulierungen sollten Sie ebenfalls vermeiden.So nicht: Wir bestätigen den Eingang Ihrer Bewerbung vom 12. August …
So nicht: Bezug nehmend auf Ihre Bewerbung vom 15. August müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass …
Einfach mitteilen – das geht doch auch. So nicht: Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen.
Langweilig, einschläfernd und nicht empfehlenswert, sich für das Interesse an irgendetwas zu bedanken, weil das einfach jeder schreibt. Achten Sie bei Absagen per E-Mail auf den richtigen Betreff. Viele Bewerbungen werden heute per E-Mail geschickt; logisch, dass Sie Ihre Absage dann auch per E-Mail verschicken. Das spart Geld und Zeit. Tipp:Beachten Sie bei elektronischen Absagen, dass Sie den Betreff eindeutig und nicht kreativ formulieren, denn für E-Mails gilt immer: eindeutige Betreffs, damit der Empfänger die E-Mail sofort zuordnen kann. So könnte ein gelungener Betreff aussehen: „Ihre Bewerbung vom 15. August 20.. als Bürokauffrau“. Das ist zwar nüchtern formuliert, aber im Fall einer E-Mail empfehlenswert. Weitere hilfreiche und sofort umsetzbare Formulierungstipps rund um das Thema Bewerbungen erhalten Sie regelmäßig in Ihrem „SekretärinnenBriefeManager“. Wie Sie die Termine Ihres Chef gekonnt absagen, ohne Geschäftspartner oder Kunden zu verärgernEinen Termin für den Chef abzusagen ist gar nicht so einfach. Die Gründe für die Absage sind sehr unterschiedlich: Einmal ist wirklich etwas Unvorhergesehenes dazwischengekommen, einmal fällt dem Chef kurzfristig ein, dass er einfach keine Lust hat. In jedem Fall sind Sie es, die die Absage formulieren muss. Da Terminplanung ohnehin sehr zeitintensiv ist, sollten Sie nicht unnötig Zeit mit dem Verfassen von höflichen und passenden Absagebriefen verbringen. Die Musterbriefe des SekretärinnenBriefeManagers enthalten Formulierungen für die unterschiedlichsten Gelegenheiten. Auf dieser Homepage stellen wir Ihnen einige wichtige Tipps und Formulierungen hieraus zur Verfügung. Warum nicht telefonisch absagen?Klar können Sie eine Einladung telefonisch absagen. Doch im Zeitalter der modernen und schnellen Medien zeigt ein Brief dem Empfänger, wie viel Bedeutung Sie der Einladung beimessen – beziehungsweise wie wichtig Ihnen der Einladende ist. Deshalb ist eine schriftliche Absage empfehlenswert, wenn Sie die guten Beziehungen zum Einladenden nicht durch eine negative Antwort gefährden möchten. Per Brief oder per E-Mail absagen?Der Brief verleiht dem Anlass mehr Bedeutung. Besteht bislang kein E-Mail-Kontakt, ist eine Absage nicht die geeignete Gelegenheit, um damit anzufangen. Auch wenn es sich um einen sehr frischen Geschäftskontakt handelt, sollten Sie lieber zum Brief greifen. Keine Sonderregelung für Absagen per E-MailVermeiden Sie bei der elektronischen Absage jede Art von Flapsigkeit. Formulierungen wie „Sorry“ oder „Schade eigentlich“ würden Sie in einer Briefabsage auch nicht verwenden. Ihre E-Mail sollte inhaltlich genauso aussehen wie ein Brief. Vorsicht bei der Nennung des GrundsNennen Sie nur dann einen konkreten Grund für Ihre Absage, wenn es sich um einen wirklich triftigen Grund handelt, dessen Wichtigkeit der Empfänger nachvollziehen kann. Denn er wird sich zwangsläufig darüber Gedanken machen, ob die Absage wirklich nötig war, und sich fragen, ob Ihr Termin wirklich wichtiger ist als seiner. Hält er Ihre Absage für unangemessen, sprich den eigenen Termin für wichtiger, wird Ihr Brief einen schalen Nachgeschmack hinterlassen. Wenn Sie den konkreten Grund nicht nennen möchten | Das Korrespondenz-Komplett-Paket für Sekretärinnen und Assistentinnen Holen Sie sich jetzt den „SekretärinnenBriefeManager“ inklusive
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Mehr dazu im „SekretärinnenBriefeManager“. Dürfen Sie „leider“ sagen?Immer wieder sagen mir Seminarteilnehmer, dass sie gehört hätten, man dürfe das Wörtchen „leider“ nicht verwenden. Warum nicht, frage ich. Wenn Ihnen etwas leid tut, können Sie doch „leider“ sagen. Und gerade bei der Absage von Terminen werden Sie ohne „leider“ nicht zurechtkommen, wenn Sie Ihr angemessenes Bedauern über die Stornierung zum Ausdruck bringen möchten. Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Wenn „leider“ passt, können Sie es getrost verwenden. Das sollten Sie rund um die Absage beachten
Absagen wegen Wirtschaftskrise: So formulieren Sie Absagen an Geschäftspartner diplomatisch und freundlichNiemand weiß genau, wie sich die nächsten 12 Monate entwickeln werden. Die Aussichten sind zwar besser geworden, aber immer noch nicht rosig. Vor diesem Hintergrund trifft Ihr Chef vielleicht die Entscheidung, eine geplante Investition rückgängig zu machen. Nach langem Hin-und-her-Überlegen sagt er zu Ihnen: „Wir müssen dem Schneider absagen. Das geht dieses Jahr nicht. Setzen Sie irgendetwas Passendes auf – aber verbindlich! Sie machen das schon.“ „Irgendetwas“, denken Sie sich, „der hat Nerven! So einfach ist das nicht.“ Recht haben Sie! Angenommen, Sie müssen einem Bewerber nun doch noch absagen, dem Sie schon einen Vertrag versprochen haben. Oder Sie sagen der Druckerei ab, von der Sie wissen, dass sie den Druckauftrag gut gebrauchen könnte. Das sind sehr unangenehme Situationen, in denen es wichtig ist, dass Sie die richtigen Worte finden. Worauf Sie bei Ihren Formulierungen achten solltenBei solch schwierigen Briefen passiert es schnell, dass man versucht, sich hinter Floskeln zu verstecken. Typisch sind Formulierungen wie „Wir kommen nicht umhin“ und „Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass …“. Das Problem bei diesen Floskeln ist, dass sie wenig ehrlich wirken. So ist das mit Floskeln. Wenn Sie möchten, dass Ihr Brief ehrlich und individuell wirkt, sollten Sie auf jede Floskel verzichten. So nicht: Wir müssen Ihnen heute leider mitteilen, dass wir Ihnen den Auftrag wider Erwarten nicht erteilen können. Besser so: Wir haben uns die Entscheidung nicht leicht gemacht. Wir müssen einen Rückzieher machen und werden Ihnen den Auftrag nicht erteilen können. Mehr dazu im „SekretärinnenBriefeManager“. So nicht: Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir uns gezwungen sehen, in Zeiten der Weltwirtschaftskrise die Auftragserteilung zurückzustellen. Das liest sich sehr holprig und unpersönlich. Besser so: Entschuldigen Sie bitte, dass Sie den Zuschlag für den Auftrag nicht wie besprochen erhalten. Es war auch aus unserer Sicht alles in trockenen Tüchern. Die Gesamtsituation hat sich in diesem Jahr jedoch für uns verändert. Mehr dazu im „SekretärinnenBriefeManager“. Gibt es rechtlich etwas zu beachten?Wenn Ihr Chef oder Ihr Unternehmen bereits einen Vertrag unterschrieben hat, können Sie natürlich nicht so einfach absagen. In der Regel müssen Sie bei Vertragsbruch zumindest eine Strafe oder einen Abschlag zahlen, vielleicht sogar die ganze Summe. Prüfen Sie deshalb vor der Absage, zu welchen Konditionen Ihr Chef unterschrieben hat. Achten Sie nicht nur auf die rechtlichen Aspekte, sondern auch auf die Regeln eines fairen geschäftlichen Miteinanders. Appellieren Sie an die gute GeschäftsbeziehungAngenommen, Sie stornieren einen Druckauftrag bei Ihrer Druckerei. Die Druckerei hat bereits das Papier für Sie bestellt, man wollte am nächsten Tag mit dem Druck beginnen. In so einer Situation heißt es, kleine Brötchen backen. Entschuldigen Sie sich, erklären Sie Ihre Situation und bitten Sie um Entgegenkommen. Was Sie auf jeden Fall vermeiden solltenVermeiden Sie Arroganz. Treten Sie nicht als der große Auftraggeber auf, von dem die kleine Druckerei abhängig ist. Das gehört sich nicht und bringt Ihnen keine guten Karten beim Lieferanten. So nicht: Als langjähriger Kunde erwarten wir Entgegenkommen von Ihnen. Besser so: Wir hoffen sehr, dass Sie uns ein Stück entgegenkommen können. Sie kennen uns sonst als sehr treuen und zuverlässigen Geschäftspartner. Mehr dazu im „SekretärinnenBriefeManager“. So nicht: Wir sind sicher, dass Sie sich kulant zeigen werden. Besser so: Sehen Sie eine Möglichkeit, uns entgegenzukommen? Das wäre sehr freundlich. Mehr dazu im „SekretärinnenBriefeManager“. Diese und viele weitere Formulierungsvorschläge und sofort umsetzbare Briefvorlagen erhalten Sie regelmäßig im „SekretärinnenBriefeManager“.
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