DIN 5008

Die neue DIN 5008 ist da,

liebe Sekretärinnen, liebe Assistentinnen,

und Sie können zu den Ersten gehören, die alle Neuigkeiten erfahren. Ihr SekretärinnenBriefeManager berichtet über alles, was sich geändert hat und was Sie ab sofort in Ihrer Korrespondenz, sowohl in Ihren Briefen als auch in Ihren E-Mails, beachten sollten.

Bevor eine DIN 5008 erscheint, gehen viele Beratungen im DIN-Ausschuss ins Land; und wir waren immer hautnah dabei; so können wir jetzt als Erste darüber berichten und Ihnen diesen exklusiven Wissensvorsprung bieten.
Wir haben die DIN 5008-Empfehlungen für Sie so zusammengestellt, dass sie leicht verständlich sind und Sie alle Empfehlungen sofort in der Praxis korrekt anwenden können.

Und das ist alles neu: Die aktuellen Änderungen in der DIN 5008

• Neue Empfehlungen zur Gestaltung von Anschriften
• Bachelor und Master – Wie verwende ich die Titel richtig im Anschreiben?
• Neue Empfehlungen zur Schreibweise des Datums
• Der Aufbau des Infoblocks
• Das PS
• Neuregelung von Absätzen in Geschäftsbriefen
• Was Sie bei Zahlen, Ziffern, Telefonnummern und Postleitzahlen beachten müssen

Hier mein erster Tipp für Sie:

Wir, die Redaktion des SekretärinnenBriefeManagers, beantworten alle Fragen und sorgen für Klarheit. Die neue DIN 5008 gehört zu Ihrem Standardrüstzeug, wenn Ihre Korrespondenz auf dem aktuellen Stand sein soll und Sie Ihrem Chef und Ihren Kollegen zeigen möchten, dass Sie die Expertin für Briefe und E-Mails in Ihrem Unternehmen sind und es auch bleiben!

Es grüßt Sie

Claudia Hovermann

Wozu überhaupt eine DIN 5008?

Die DIN erhebt den Anspruch, Empfehlungen zu geben, mit denen sich Gerschäftsbriefe leserfreundlich, zweckmäßig und übersichtlich gestalten lassen. Diese Norm legt also nicht fest, was zu schreiben ist, sondern wie es zu schreiben ist.

Das Wie macht Sinn, wenn Ihnen eine Corporate Identity wichtig ist. Es ist empfehlenswert, wenn Sie in Ihrem Sekretariat, Ihrer Abteilung – am besten in Ihrer gesamten Firma – auf ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Geschäftpost achten.

Mit einem einheitlichen Schriftbild arbeiten Sie empfängerorientiert

Ein weiteres Argument für Sie, sich an den Empfehlungen der DIN 5008 zu orientieren: Während Ihres Urlaubs oder wenn Sie erkrankt sind, erledigt oftmals eine Vertretung die anfallende Korrespondenz. Wenn diese Dame oder dieser Herr eigene Vorstellungen von der Gestaltung eines Geschäftsbriefs hat, sehen Schriftstücke ganz anders aus als die, die Sie geschrieben hätten. Sind Sie nicht auch der Meinung, dass der Empfänger, der sonst von Ihnen geschriebene Briefe erhält, dies als merkwürdig bis verwirrend empfinden könnte?

Manchmal hilft die DIN nicht weiter

Wenn Sie sich an den Empfehlungen der DIN 5008 orientieren, ist dies sicherlich einfacher, als selbst komplette Richtlinien für die Gestaltung von Briefen auszutüfteln. Doch manchmal lässt sich die Norm nicht so ohne Weiteres auf den eigenen Firmenbriefbogen übertragen.

Folgen Sie den Empfehlungen für eine zeitgemäße Korrespondenz, haben solche Abkürzungen in Ihren Briefen allerdings nichts zu suchen.

Anschriften nach DIN 5008 – Das sollten Sie unbedingt beachten

Die DIN 5008 normiert auch die Anschrift. Und wo eine solche Norm befolgt werden sollte, bestehen automatisch auch mögliche Fehlerquellen. Auf die wichtisgten weist Sie dieser Artikel hin.

Anschriftenfeld

Das Anschriftenfeld misst 40 mal 85 Millimeter.

Beachten Sie bitte: Bereits seit April 2005 entfällt die Leerzeile zwischen Straße/Postfach und Bestimmungsort.

Es war eine Weile optional, ob Sie die Adresse mit oder ohne Leerzeile schreiben. Seit 2005 fällt die Leerzeile weg.

Die Gründe für den Wegfall der Leerzeile sind:

1. Die nationalen und internationalen Anschriften sollen vereinheitlicht werden. Im übrigen Europa und in anderen Ländern wird keine Leerzeile in den Anschriften verwendet.
2. Im Bereich der elektronischen Frankierung wird bereits auf die Leerzeile verzichtet.
3. Die Bearbeitung der maschinell verarbeiteten Sendungen kann schneller erfolgen.

Das Anschriftenfeld wurde neu „aufgeteilt“

Im Anschriftenfeld stehen Ihnen neun Zeilen zur Verfügung. Das war vorher so und ist jetzt noch immer so.

Die Neuerung: Hatten Sie vorher zwei Zeilen für Zusätze und Vermerke zur Verfügung, sind es jetzt drei Zeilen.

Zusätze und Vermerke sind beispielsweise:

Persönlich; Nicht nachsenden; Einschreiben

Eine korrekt gestaltete Anschrift

Die Betreffzeile ist kein Muss – Betreffzeilen in der modernen Korrespondenz

Die Betreffzeile ist oft sinnvoll, aber kein Muss. Sie können sie verwenden, wenn es Ihnen sinnvoll erscheint. Folgendes gibt es zu beachten:

• Die Betreffzeile wird nicht durch das Wort „Betreff“, „Betr.“ oder „Betrifft“ oder Ähnliches eingeleitet.
• Zwischen Betreffzeile und Anrede befinden sich zwei Leerzeilen.
• Setzen Sie keinen Punkt an das Ende der Betreffzeile. Andere Satzzeichen hingegen, wie zum Beispiel Ausrufezeichen (Wir haben ein ganz besonderes Angebot für Sie!), können Sie verwenden.
• Der Betreff kann sich über mehrere Zeilen erstrecken.
• Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Die Betreffzeile sollte aus optischen Gründen nicht länger als zwei Zeilen sein.
• Aus optischen Gründen kann die Betreffzeile auch hervorgehoben werden. Laut DIN können Sie den Betreff farbig oder durch Fettdruck hervorheben.

Diese und weitere Tipps für korrekte Anschriften finden Sie regelmäßig in Ihrem „SekretärinnenBriefeManager“, den Sie jetzt risikolos testen können. Klicken Sie dafür bitte hier.