Musterbriefe
Musterbriefe DIN 5008 und DIN 676 – Wir zeigen Ihnen den Unterschied
Die DIN-Norm DIN 676 findet bei der Gestaltung eines Geschäftsbriefes Verwendung. Dort sind genaue Maßangaben für die DIN-gerechte Aufteilung von DIN-A4-Seiten angegeben. Gemeint ist das Briefbogen-Layout, das in der Regel durch einen Grafiker oder Mediengestalter erstellt wird und als Vordruck im Offsetdruck oder Digitaldruck vorproduziert wird, damit mit diesen Geschäftsbriefbogen anschließend ein Brief nach DIN 5008 erstellt werden kann. Es gibt zwei verschiedene Formblätter (A und B):
Für Sie ist wichtig, zu wissen, an welchem Formblatt sich Ihr Geschäftspapier orientiert, damit Sie die in der DIN 5008 jeweils empfohlenen Zeilenanfänge und Zeilenenden berücksichtigen können. Zeilenpositionen nach DIN 676, Formblatt A
Zeilenpositionen nach DIN 676, Formblatt B
Genesungswünsche – Formulieren Sie einfühlsam und trostspendendWenn jemand schwer erkrankt ist, fehlen einem häufig die Worte. Und wegen der Befürchtung, möglicherweise etwas Falsches zu sagen, sagt oder schreibt man gar nichts, was dem Erkrankten Mut machen oder ihn aufmuntern könnte. Das sollte nicht so sein. Mit unseren Formulierungsvorschlägen finden Sie garantiert die richtigen Worte. Trauen Sie sich und schreiben SieBei Genesungsschreiben ringen die meisten Menschen um die richtigen Worte und wissen nicht, wie sie sich verhalten sollen, geschweige denn, was sie sagen sollen. So bleibt der Brief oder die Karte häufig ungeschrieben. Besonders dann, wenn die erkrankte Person so schwer krank ist, dass es nicht absehbar ist, wann und ob sie wieder genesen wird. Das sollte Ihnen und Ihrem Chef nicht passieren. Wenn Sie hören, dass ein Mitarbeiter oder ein guter Geschäftspartner schwer erkrankt ist, machen Sie Ihrem Chef klar, dass sich die Person über ein paar persönliche Zeilen sicher freuen würde. Auch Angehörige erkrankter Personen freuen sich über Mut machende und einfühlsame Briefe. Welches ist die richtige Form?Einer schwer erkrankten Person könnten Sie eine Genesungskarte schicken. Die muss jedoch ebenso persönlich formuliert sein wie ein Brief – kann allerdings etwas kürzer ausfallen. Tipp Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Je besser Sie jemanden kennen, je näher Sie ihm stehen, desto eher sollten Sie sich für die Briefform entscheiden. Bei Schreiben an Mitarbeiter müssen Sie sich für eine Form entscheiden. Entweder immer Karte oder immer Brief. Unterscheidungen wären in solch einem Fall nicht angebracht und würden zu Missstimmung führen. Briefpapier oder Karte – das sollten Sie beachtenFür das Briefpapier gilt, dass Sie zum Repräsentationsbogen oder zur zweiten Seite Ihres Firmenbriefpapiers greifen sollten. Wenn beides nicht vorhanden ist, nehmen Sie einen neutralen, hochwertigen Briefbogen und beschriften den Umschlag mit der Hand. Sollten Sie doch eine Karte verwenden wollen, widerstehen Sie der Versuchung, vorgedruckte Karten zu verwenden. Beispiele für Kartenmotive mit passenden TextenBei einem Hundeliebhaber könnte ein Hund auf der Karte abgebildet sein. Beziehen Sie sich im Text auf das Motiv der Karte. … und wünsche Ihnen, dass Sie schon bald wieder mit Ihrer Retrieverhündin Betty herumtollen können. Ein Gourmet darf eine Karte mit aufgedrucktem „Essbarem“ erhalten. … und wünsche Ihnen, dass Sie schon bald wieder nach Herzenslust schlemmen können und dürfen. Ein sportlicher Kollege erhält eine Karte mit dem Motiv seiner bevorzugten Sportart. … und wünsche Ihnen, dass Sie
Beachten Sie: Wenn Sie derartige Motive und Formulierungen verwenden, sollten Sie sicher sein, dass diese Aktivitäten auch nach der Erkrankung ausgeführt werden können. Stilfallen Frankiermaschine und AdressaufkleberAuf einen Genesungsbrief sollten Sie unbedingt eine Briefmarke kleben, statt die Frankiermaschine zu verwenden. Und bitte widerstehen Sie der Versuchung, den Brief mit Adressaufkleber oder in einem Sichtfensterumschlag zu verschicken. Beschriften Sie den Umschlag stilvoll mit der Hand.
Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie krank der Angeschriebene istUm die richtigen Worte finden zu können, müssen Sie unbedingt wissen, woran der Patient erkrankt ist – nicht im Detail, aber die Art der Erkrankung muss Ihnen klar sein. Falls nicht, formulieren Sie vielleicht völlig unangemessen. Einem an Krebs erkrankten Mitarbeiter können Sie schlecht schreiben „das wird schon“ oder „Kopf hoch“. Wenn überhaupt, sind solche Formulierungen bei einem Armbruch angemessen, aber nicht bei einer lebensbedrohenden Krankheit. Was Sie nicht schreiben solltenWie bei allen anderen Briefen auch schleichen sich in Genesungswünsche gern ein paar typische Floskeln ein. Das wäre schade! Ein mit Floskeln gespickter Brief wirkt unehrlich und oberflächlich. So nicht:Meine besten Wünsche gelten Ihrem persönlichen Wohlergehen.
Besser so:Ich hoffe, dass Sie schon bald wieder wohlauf sein werden. So nicht:Wir hoffen sehr mit Ihnen auf eine baldige und vollständige Wiederherstellung Ihrer Gesundheit. | Das Korrespondenz-Komplett-Paket für Sekretärinnen und Assistentinnen Holen Sie sich jetzt den „SekretärinnenBriefeManager“ inklusive
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Besser so:Ich bin optimistisch, dass Sie bald wieder auf den Beinen sein werden, und drücke die Daumen. So nicht:Ich hoffe, dass Sie schon bald wieder im Einsatz sind. Es wartet viel Arbeit auf Sie. Damit setzen Sie den Mitarbeiter unter Druck. Besser so:Ich hoffe, dass Sie schon bald wieder bei uns sein werden. Wir vermissen Sie. Muster und Formulierungshilfen für alle Arten von besonderen Anlässen finden Sie regelmäßig in Ihrem „SekretärinnenBriefeManager“. Terminvereinbarungen – mal anders und doch konkretHäufig sind es gerade die Dreizeiler, die am meisten Kopfzerbrechen bereiten; denn schließlich möchte man nicht immer das Gleiche schreiben und nicht langweilig wirken. Terminbestätigungen werden in den meisten Sekretariaten verschickt. Deshalb haben wir Ihnen einige Tipps zusammengestellt, mit denen Sie etwas Abwechslung in Ihre Korrespondenz bringen. Termine wirklich schriftlich bestätigen?Viele Terminvereinbarungen werden ausschließlich am Telefon getroffen. In vielen Fällen ist dies auch ausreichend. Manchmal ist es aber angebracht, ein paar Zeilen zur Terminbestätigung zu schreiben. Etwa, wenn der Kunde schon häufiger Termine verpasst hat (oder Sie den Kunden so einschätzen, dass dies passieren könnte). Zudem wirkt eine schriftliche Terminbestätigung verbindlicher. Per Brief oder per E-Mail?Unsere Musterformulierungen können Sie sowohl für die schnelle Bestätigung per E-Mail als auch für die herkömmliche Korrespondenz verwenden. Letztendlich entscheiden Sie, welches Kommunikationsmedium Sie wählen. Unsere Empfehlung: Je offizieller der Anlass, je empfindlicher der Kunde, je höher gestellt der Korrespondenz-Partner, desto empfehlenswerter ist die Bestätigung per Brief. So sollte Ihre Terminbestätigung nicht aussehenWie bei allen anderen Briefen gibt es auch typische Terminbestätigungen. Hier ein Beispiel:
So nicht! Die Fehler im Detail
Das gehört in Ihre TerminbestätigungEs ist zwar nur ein harmloser Brief; dennoch läuft man gerade bei Routinebriefen Gefahr, etwas zu vergessen, da man ihnen nicht so viel Aufmerksamkeit widmet. Daran sollten Sie mindestens denken:
Beachten Sie: Gerade bei Unternehmen mit mehreren Firmensitzen sollten Sie unbedingt die Adresse mit angeben. Tipp Wenn Sie anlässlich des Termins ein Essen planen, informieren Sie Ihren Gesprächspartner unbedingt darüber. Überraschungsessen sind in einem solchen Fall unangebracht. Sie können Ihren Gesprächspartner auch auffordern, Sie über weitere Teilnehmer zu informieren. Das bewahrt Sie selbst vor größeren Überraschungen.
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